Erste Schritte:
Anlegen einer Access Datenbank
Übersicht
Access vollständig installieren
Datenbank mit Assistenten erstellen
Startformular
Erstellte DB bearbeiten
Wie wird Access vollständig, also mit allen Features installiert ?
Sie müssen bei der Installation von Access bzw. des MS Office Paketes folgende Einstellung vornehmen:
Wählen Sie bei der Installation nicht die Standard-Variante, sondern Benutzerdefiniert aus.
Dann erscheint folgendes Fenster, in dem Sie aus allen verfügbaren Features des Installationspaketes auswählen können:
Hier klicken Sie mit der linken Maustaste auf den kleinen Pfeil der Access-Anwendung und klicken, wie im nächsten Bild sichtbar, auf Alles vom Arbeitsplatz starten .
Haben Sie alles nach Ihren Wünschen eingestellt, klicken Sie auf Weiter und die Installation wird wie geplant ausgeführt, Sie haben dann alles, was Access bietet, auf der Festplatte, werden also nicht ständig aufgefordert, die CD in das Laufwerk zu legen.
Sie haben aber sicher schon die Installation durchgeführt und wollen etwas verändern ?
Kein Problem !
Sie Gehen einfach auf Start --> Einstellungen --> Systemsteuerung --> Software und wählen im Software-Fenster die Office bzw Access Installation aus.
Es erscheint daraufhin eine Schaltfläche, auf der Ändern / Entfernen draufsteht.
Darauf geklickt erscheint dann das gleiche Fenster wie bei der Benutzerdefinierten Installation, in dem Sie wie oben beschrieben, ihre Einstellungen verändern können. Warum DB ? - Start - Optionen - Struktur - Hilfe - Objekte - Tabellen - Beziehungen - Abfragen - Formulare - Berichte - Seiten - Makros - Module-VBA - Sicherung - Links
Wie lege ich meine erste Datenbank an?
Am einfachsten legt man die erste Datenbank mit einem Assistenten an.
Microsoft bietet dazu eine Reihe von Beispielen an. (Vorausgesetzt, man hat bei der Installation die vollständige Variante gewählt und die Installation war erfolgreich! )
Ihnen stehen dann, wie in der Abbildung ersichtlich, nach dem Starten von Access und dem Klicken auf
Datenbank neu folgende Beispiele zur Verfügung :
Klicken Sie nun doppelt auf das gewünschte Beispiel, erscheint ein neues Fenster :
Klicken Sie auf Weiter oder auf Fertig stellen , dann ist Ihre erste Datenbank im Handumdrehen erstellt und Sie können dann ein paar Tricks und Tips daraus ableiten.
Ich empfinde diese Art der Wissensaneignung immer als ganz nett, man kann schön am gegebenen Beispiel lernen !
Warum DB ? - Start - Optionen - Struktur - Hilfe - Objekte - Tabellen - Beziehungen - Abfragen - Formulare - Berichte - Seiten - Makros - Module-VBA - Sicherung - Links
Das Startformular
Haben Sie nun Ihre DB erstellen lassen, so erscheint in den meisten Fällen ein Startformular, mit dem die Navigation in der gesamten Datenbank bewerkstelligt wird.
Das ist, wie ich finde, eine sehr gute und benutzerfreundliche Art und Weise, die Datenbank zu bedienen.
Doch zum Anfang wollen wir ja noch nicht so richtig 'Bedienen', wir wollen ja ein paar Dinge über Access lernen, also stört uns das beim Öffnen ständig erscheinende Startformular !
Nun gibt es zwei Möglichkeiten das Startformular nicht erscheinen zu lassen :
1. Halten Sie nach der Auswahl der zu öffnenden DB beim Doppelklick die Shift-Taste bis zum Öffnen der DB gedrückt, schon erscheint die DB ohne Startformular.
2. Wem das aber auf Dauer lästig ist, dem helfe der folgende Tip :
Klicken Sie unter dem Menuepunkt Extras auf Start... und schon erscheint folgendes Fenster :
In diesem Fenster können Sie die Starteigenschaften von Access einstellen !
Wählen Sie aus der Auswahlliste des Punktes Formular/ Seite anzeigen die Option Keines aus, dann wird das Startformular dauerhaft aus dem Startvorgang entfernt.
Sollte in einer Datenbank in den Starteigenschaften Kein Formular eingetragen sein, aber beim Öffnen der Datenbank erscheint trotzdem ein Startformular, dann wird das Startformular vermutlich über ein Makro gesteuert:
Dieses Makro heisst dann immer autoexec.
Suchen Sie dieses Makro und entfernen Sie den Eintrag des Startformulares bzw. Löschen Sie dieses Makro einfach.
Nun sind wir aber neugierig, wie alle Objekte funktionieren !
Warum DB ? - Start - Optionen - Struktur - Hilfe - Objekte - Tabellen - Beziehungen - Abfragen - Formulare - Berichte - Seiten - Makros - Module-VBA - Sicherung - Links
Datenbank bearbeiten
Wir blenden uns nun (sofern nicht schon sichtbar) unter dem Menue Fenster das Datenbankfenster ein.
Hier sind jetzt die einzelnen Objekte der Datenbank einzeln auswählbar, in diesem Falle alle Tabellen.
Man kann nun die Tabellen zur Dateneingabe öffnen oder in der Entwurfsansicht die Eigenschaften jeder einzelnen Tabelle verändern.
Genau so verhält es sich mit den Abfragen :
Auch hier kann man entweder die Abfrage 'laufen lassen', oder den Entwurf ansehen und verändern.
Man sollte allerdings Daten in den Tabellen haben, um die Abfragen ausführen zu lassen, sonst gibt es Fehlermeldungen bzw. leere Ausgaben.
Unter der Objektauswahl Formulare zeigt sich folgendes Bild :
Es sind alle Formulare der Datenbank aufgelistet und zur Bearbeitung wird wieder das Formular im Entwurfsmodus geöffnet.
Für die Berichte gilt Selbiges:
Sollten in den Tabellen noch keine Daten sein, so gilt auch hier: keine Daten in den Abfragen (oder eben Tabellen), auf denen die Berichte basieren, demzufolge sehen Sie bei der Vorschau nur 'leere' Berichte.
Also lohnt es sich, ein paar Beispieldaten einzugeben, man kann dann nicht nur gut die Entwürfe nachvollziehen, sondern auch die Formulare und Berichte in voller 'Schönheit' betrachten !
Zum Schluss seien noch die Module erwähnt:
Klickt man hier auf Entwurf, zeigt sich folgendes Bild :
Hier ist der für den 'Neuling' spannende Visual Basic Code geschrieben, mit dem eine Vielzahl von Ereignissen und Funktionen der Datenbank gesteuert wird.
Soweit die ersten Schritte zur Erstellung einer Datenbank, ich habe versucht, Ihnen die oben genannten Objekte einzeln etwas genauer zu beschreiben.
Bitte wählen Sie dazu die entsprechenden Links aus!
Viel Spass dabei ... Warum DB ? - Start - Optionen - Struktur - Hilfe - Objekte - Tabellen - Beziehungen - Abfragen - Formulare - Berichte - Seiten - Makros - Module-VBA - Sicherung - Links