Nachdem Sie verschiedene Tabellen zu den einzelnen Themen in Ihrer Microsoft Access-Datenbank angelegt haben, müssen Sie Microsoft Access mitteilen, wie diese Informationen wieder zusammengeführt werden. Der erste Schritt in diesem Prozess besteht darin, Beziehungen zwischen Ihren Tabellen zu definieren. Anschliessend können Sie Abfragen , Formulare und Berichte erstellen, um die Informationen aus verschiedenen Tabellen gleichzeitig anzuzeigen. Dieses Formular enthält z. B. Informationen aus fünf Tabellen.

Das Gute an der festen Definition von Beziehungen ist, dass Access beim Erstellen von Abfragen aus mehreren Tabellen und beim Erstellen von z.B. Formularen versucht, die vorhandene Beziehung zu verarbeiten. Es wird dann immer die vorhandene Beziehung angezeigt, diese kann allerdings jedesmal verändert werden, ohne dabei die fest definierte Beziehung zu zerstören.

Beim Einfügen eines Unterformulares in ein Formular wird dadurch das Erstellen des Unterformulares vereinfacht, man kann bei vielen Tabellen ja sonst schnell die Übersicht verlieren.

Funktion Im vorangegangenen Beispiel müssen die Felder aus fünf Tabellen so koordiniert werden, dass sie Informationen zu ein und derselben Bestellung anzeigen. Diese Koordination wird durch Beziehungen zwischen den Tabellen erreicht. Eine Beziehung funktioniert durch übereinstimmende Daten in Schlüsselfeldern, normalerweise ein Feld, das in beiden Tabellen denselben Namen besitzt. In den meisten Fällen stellen diese übereinstimmenden Felder den Primärschlüssel in der einen Tabelle dar, der einen eindeutigen Bezeichner für jeden Datensatz angibt, und einen Fremdschlüssel in der anderen Tabelle. Einzelnen Angestellten können z.B. Bestellungen zugeordnet werden, für die sie zuständig sind, indem eine Beziehung zwischen den Tabellen Personal und Bestellungen über die Felder Personal-Nr hergestellt wird.

1 : n - Beziehung Eine 1:n-Beziehung ist der häufigste Beziehungstyp. In einer 1:n-Beziehung können einem Datensatz in Tabelle A mehrere passende Datensätze in Tabelle B zugeordnet sein, aber einem Datensatz in Tabelle B ist nie mehr als ein Datensatz in Tabelle A zugeordnet.

m : n - Beziehung In einer m:n-Beziehung können jedem Datensatz in Tabelle A mehrere passende Datensätze in Tabelle B zugeordnet sein und umgekehrt. Dies ist nur möglich, indem eine dritte Tabelle definiert wird (die als Verbindungstabelle bezeichnet wird), deren Primärschlüssel aus zwei Feldern besteht, den Fremdschlüsseln aus den Tabellen A und B. Eine m:n-Beziehung besteht eigentlich aus zwei 1:n-Beziehungen mit einer dritten Tabelle. Zwischen der Tabelle Bestellungen und der Tabelle Artikel besteht z.B. eine m:n-Beziehung, die durch Erstellung von zwei 1:n-Beziehungen zur Tabelle Bestelldetails definiert wird.

1 : 1 - Beziehung In einer 1:1-Beziehung ist jedem Datensatz in Tabelle A nur ein passender Datensatz in Tabelle B zugeordnet und umgekehrt. Diese Art von Beziehung ist nicht sehr häufig, weil die meisten Informationen, die auf diese Weise in Beziehung stehen, sich in einer Tabelle befinden. Sie können eine 1:1-Beziehung z.B. verwenden, um eine Tabelle mit vielen Feldern zu teilen, um einen Teil der Tabelle aus Gründen der Zugriffsrechte abzutrennen, oder um Informationen zu speichern, die sich nur auf eine Untergruppe der Haupttabelle beziehen. Sie können z.B. eine Tabelle erstellen, die nur die Angestellten enthält, die an einem für einen guten Zweck ausgerichteten Fußballspiel teilnehmen.

Definieren von Beziehungen Sie definieren eine Beziehung, indem Sie die Tabellen, zwischen denen Sie Beziehungen herstellen möchten, dem Fenster Beziehungen hinzufügen und anschliessend das Schlüsselfeld aus einer Tabelle auf das Schlüsselfeld der anderen Tabelle ziehen. Sie können auch Beziehungen mit Hilfe der Tastatur definieren.Welche Art von Beziehung Microsoft Access erstellt, hängt davon ab, wie die in Beziehung stehenden Felder definiert sind: · Eine 1:n-Beziehung wird hergestellt, wenn nur eines der in Beziehung stehenden Felder ein Primärschlüssel ist oder einen eindeutigen Index besitzt. · Eine 1:1-Beziehung wird hergestellt, wenn beide in Beziehung stehenden Felder Primärschlüssel sind oder über eindeutige Indizes verfügen. · Eine m:n-Beziehung besteht eigentlich aus zwei 1:n-Beziehungen mit einer dritten Tabelle, deren Primärschlüssel aus zwei Feldern besteht, und zwar den Fremdschlüsseln aus den beiden anderen Tabellen.

Am einfachsten erstellen Sie die Beziehungen nach dem Klicken der Schaltfläche Beziehungen per Drag und Drop und legen dann im erscheinenden Assistentenfenster die Eigenschaften für diese Beziehung fest.